Il presente Codice di Condotta per i fornitori (CoC) descrive gli standard minimi che Veltkamp impone ai suoi fornitori (come definito di seguito) quando fanno affari con Veltkamp, oltre a rispettare tutte le leggi e i regolamenti relativi all’attività.
Questo codice di condotta è parte integrante di tutti gli accordi tra il fornitore e Veltkamp.
Un “fornitore” è qualsiasi persona fisica o giuridica che fornisce prodotti o servizi a Veltkamp. Oltre ai fornitori, che hanno un accordo diretto con Veltkamp, questa definizione si applica anche ai subappaltatori dei fornitori.
“Rappresentanti di Veltkamp” si riferisce ai dipendenti dell'azienda e ai loro rappresentanti legali.
Il fornitore deve disporre di sistemi di gestione sufficienti per consentire la conformità di questo CoC, o il rispetto del proprio equivalente e il più rigoroso delle due versioni, nonché di tutte le altre leggi e regolamenti pertinenti e applicabili. Il funzionamento e qualità del sistema di gestione devono corrispondere alle dimensioni, la complessità e rischio associati all'attività del Fornitore. Ciò significa, come minimo, che:
2.1 Il fornitore applica un approccio sistematico alla valutazione, alla mitigazione e alla gestione dei rischi connessi ai diritti umani e del lavoro, alla salute e alla sicurezza, la responsabilità aziendale e impatto ambientale (di seguito, “questioni del Codice di Condotta”),
2.2 Il fornitore stabilisce obiettivi prestazionali misurabili per gli aspetti del codice di condotta e definisce le azioni pertinenti per la realizzazione di tali obiettivi ai fini di un miglioramento continuo delle prestazioni,
2.3 Tutte le leggi, i regolamenti e i requisiti sono debitamente applicati e comunicati contrattuali applicabili in relazione ai compiti del Fornitore, e viene fornita adeguata formazione dei dipendenti e dei partner commerciali interessati,
2.4 Il fornitore deve disporre di sistemi che consentano la notifica dei relativi reclami con questioni relative al codice di condotta (ad esempio un sistema di campanello),
2.5 Il fornitore deve garantire e controllare adeguatamente che i propri fornitori e subappaltatori rispettano il presente Codice di Condotta o il proprio Codice di Condotta equivalente. Il fornitore è responsabile delle prestazioni dei propri fornitori e come il suo lavoro.
3.1.1 rispettare i diritti umani e non essere coinvolti in violazioni dei diritti umani nella loro sfera di influenza,
3.1.2 individuarne l'impatto sui diritti umani quando ne viene riconosciuta la necessitàdi tale azione,
3.1.3 dispongano di sufficienti opzioni di riparazione in caso di violazione dei diritti umani.
I fornitori sono tenuti a:
3.2.1 non assumere lavoratori di età inferiore ai 15 anni (14 in alcuni paesi in via di sviluppo) o al di sotto dell'età minima prevista dalla legislazione nazionale, scegliendo tra le due l'età più alta (in conformità con la Convenzione n. 138 dell'OIL sul lavoro minorile),
3.2.2 garantiscano che l'impiego di giovani di età superiore a tale età minima ma inferiore ai 18 anni non comprometta la loro istruzione, salute, sicurezza o morali,
3.2.3 riconoscano pienamente il diritto di organizzazione dei lavoratori, il diritto di aderire a un sindacato e di condurre contrattazioni collettive,
3.2.4 non ricorrano a forme di lavoro forzato,
3.2.5 non discriminare alcun lavoratore,
3.2.6 trattare tutti i lavoratori in modo equo e con rispetto.
I Fornitori sono tenuti a:
3.3.1 corrispondere ai dipendenti almeno il salario minimo e le indennità per le ore di lavoro straordinario previste dalla legislazione nazionale o da tutti i contratti collettivi di lavoro applicabili,
3.3.2 applichino orari di lavoro normali, conformi alle leggi vigenti e ai contratti collettivi di lavoro e, in assenza di tali leggi o contratti collettivi, l'orario di lavoro regolare non superi le 48 ore settimanali,
3.3.3 garantiscano a tutti i dipendenti almeno un giorno di riposo ogni sette giorni lavorativi consecutivi, salvo diversamente previsto dalle leggi vigenti.
I fornitori sono tenuti a:
4.1 rispettare tutte le norme applicabili in materia di salute e sicurezza sul lavoro,
4.2 avere la propria politica scritta di salute e sicurezza, dimostrare che la gestione è impegnata nell'attuazione di questa politica e aver delegato le responsabilità di tale politica all'interno dell'organizzazione,
4.3 garantire che tutte le risorse operative, quali regole e procedure, siano implementati e comunicati a tutti i dipendenti,
4.4 garantire procedure di emergenza e di risposta efficaci,
4.5 promuovere la consapevolezza dei propri dipendenti in materia di salute e sicurezza, garantire un pensiero orientato alla sicurezza attraverso una comunicazione aperta e garantire che il proprio personale sia adeguatamente formato,
4.6 misurare e monitorare le proprie prestazioni e i rischi per la salute e la sicurezza attraverso ispezioni e audit sul luogo di lavoro adeguatamente attuati,
4.7 riferire e indagare su tutti gli incidenti relativi alla salute e alla sicurezza.
I fornitori sono tenuti a:
5.1 rispettino tutti i requisiti ambientali stabiliti dalla legislazione e dalla normativa pertinente e dalle autorizzazioni ambientali,
5.2 deleghino le responsabilità relative alle questioni ambientali all'interno della propria organizzazione,
5.3 garantiscano che i propri dipendenti dispongano di conoscenze ed esperienza sufficienti in materia di questioni ambientali, nonché degli strumenti che consentano loro di agire in modo efficace nell'ambito delle proprie responsabilità,
5.4 garantire che siano disponibili istruzioni scritte relative a tutti i processi con potenziali impatti ambientali, come lo stoccaggio e la manipolazione di materiali pericolosi, e che le informazioni pertinenti siano comunicate a tutti i dipendenti coinvolti,
5.5 agire in modo proattivo nella prevenzione delle emergenze e garantire la capacità di reagire adeguatamente a tali eventi, analizzando, identificando e implementando misure preventive e correttive,
5.6 gestire sistematicamente le violazioni e i reclami e comunicarli ai dipendenti e agli stakeholder esterni, tra cui Veltkamp, qualora l'azienda ne abbia subito un danno,
5.7 fornire a Veltkamp le schede di sicurezza dei materiali (MSDS o SDS) aggiornate, se applicabile, e tutti gli altri documenti e informazioni rilevanti richiesti da Veltkamp
Il Fornitore deve svolgere la propria attività nel pieno rispetto del Codice di condotta e delle Condizioni di fornitura di Veltkamp. Ciò significa, tra l'altro, che il Fornitore:
6.1 deve operare nel pieno rispetto di tutte le leggi vigenti in materia di antitrust e concorrenza leale,
6.2 deve evitare situazioni in cui sussista un conflitto di interessi tra il Fornitore e Veltkamp,
6.3 deve agire in conformità con tutte le leggi anticorruzione vigenti, tra l’altro rifiutando di accettare tangenti o di versare somme a titolo di agevolazione, né di consegnare oggetti di alcun valore, con l’intento di concludere affari o di ottenere alcun profitto o vantaggio,
6.4 deve agire in conformità con tutte le norme e i regolamenti relativi ai requisiti di sicurezza e qualità per prodotti e servizi, comprese le norme definite da Veltkamp,
6.5 deve registrare e riportare in modo trasparente e accurato tutti i dati relativi alle attività commerciali, all’organizzazione aziendale, alla situazione finanziaria e alle prestazioni in conformità con le leggi e i regolamenti vigenti,
Quando il Fornitore intrattiene rapporti commerciali con Veltkamp, ciò implica, tra l’altro, che:
6.6 i Rappresentanti di Veltkamp pagheranno sempre le proprie spese di viaggio e soggiorno in occasione di visite al Fornitore, conferenze, stabilimenti di riferimento ecc.,
6.7 Ai Rappresentanti di Veltkamp non saranno offerti regali, ospitalità o rimborsi spese che possano essere considerati irragionevoli o inappropriati
I Fornitori sono tenuti a:
7.1 segnalare immediatamente a Veltkamp qualsiasi violazione del presente Codice di condotta. Il Fornitore e tutti i suoi dipendenti possono segnalare le questioni in via riservata al Responsabile QHSE e Audit Interno.
7.2 forniscano, su richiesta di Veltkamp, informazioni e dati relativi agli aspetti menzionati nel presente Codice di Condotta, a meno che ciò non sia incompatibile con i propri obblighi legali in materia di divulgazione delle informazioni.
7.3 Consentire a Veltkamp, o a terzi da essa incaricati e ritenuti ragionevolmente accettabili dal Fornitore, in presenza del Fornitore, di effettuare una verifica delle attività del Fornitore che rientrano nel presente Codice di Condotta, incluse, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, le strutture del Fornitore e le parti rilevanti dei libri contabili e dei dati. Su richiesta del Fornitore, tutte le parti coinvolte in tale verifica sottoscriveranno un accordo di riservatezza in merito alle circostanze emerse dalla verifica.
8.1 Qualora Veltkamp riscontri che il Fornitore non soddisfa i requisiti e le aspettative descritti nel presente Codice di condotta, Veltkamp fornirà istruzioni e indicherà quali aspetti devono essere corretti o migliorati. Il Fornitore dovrà quindi adottare immediatamente le misure correttive indicate da Veltkamp. Veltkamp si riserva tuttavia il diritto di annullare gli ordini in corso, sospendere gli ordini futuri o rescindere il contratto con il Fornitore in caso di violazione del presente Codice di Condotta.
8.2 Qualora il contratto principale tra Veltkamp e il Fornitore, di cui il presente Codice di Condotta costituisce un’appendice, dovesse contenere altre clausole di risoluzione, entrambe le parti concordano comunque che la violazione del presente Codice di Condotta possa essere considerata una violazione contrattuale che conferisce a Veltkamp il diritto di risolvere il contratto.