Deze Suppliers Code of Conduct (CoC) (Gedragscode voor leveranciers) beschrijft de minimumnormen die Veltkamp oplegt aan haar leveranciers (als hieronder omschreven) wanneer zij zaken doen met Veltkamp in aanvulling op hun naleving van alle wet- en regelgeving met betrekking tot hun activiteiten.
Deze gedragscode vormt een integraal onderdeel van alle overeenkomsten tussen de Leverancier en Veltkamp.
Een "Leverancier" is iedere persoon of rechtspersoon die producten of diensten levert aan Veltkamp. Behalve op leveranciers, die een rechtstreekse overeenkomst met Veltkamp hebben, is deze definitie ook van toepassing op de onderaannemers van de leveranciers.
“Veltkamp vertegenwoordigers” heeft betrekking op de werknemers van de onderneming en haar wettelijke vertegenwoordigers.
De Leverancier moet over voldoende managementsystemen beschikken om naleving van deze CoC, of naleving van het eigen equivalent daarvan en wel de strengste van de twee versies, evenals van alle andere relevante en geldende wet- en regelgeving mogelijk te maken. Het functioneren en de kwaliteit van het managementsysteem moet overeenstemmen met de omvang, complexiteit en het risico verbonden aan de zaken van de Leverancier. Dit betekent tenminste dat:
2.1 de Leverancier een systematische benadering zal toepassen met betrekking tot de beoordeling, beperking en het beheer van de risico's in verband met mensen- en arbeidsrechten, veiligheid en gezondheid, verantwoord ondernemen en milieueffecten (hierna aangeduid als "Gedragscodekwesties"),
2.2 de Leverancier meetbare prestatiedoelen zal stellen met betrekking tot Gedragscodekwesties en de betreffende acties definiëren voor de realisatie van deze doelen met het oog op voortdurende prestatieverbetering,
2.3 alle geldende wet- en regelgeving en contractuele voorschriften met betrekking tot de opdrachten voor de Leverancier naar behoren zullen worden toegepast en gecommuniceerd, waarbij voldoende training zal worden gegeven aan de relevante medewerkers en zakenpartners,
2.4 de Leverancier over de systemen moet beschikken die de rapportage van klachten in verband met de Gedragscodekwesties mogelijk maakt (bijv. een klokkeluidersysteem),
2.5 de Leverancier er voldoende voor moet zorgen en controleren dat haar eigen leveranciers en onderaannemers voldoen aan deze Code of Conduct of aan haar eigen equivalente gedragscode. De Leverancier is aansprakelijk voor de prestaties van haar eigen leveranciers evenals voor haar eigen werkzaamheden.
3.1.1 mensenrechten respecteren en niet betrokken zijn bij schendingen van de mensenrechten binnen haar invloedssfeer,
3.1.2 haar mensenrechten-effecten in kaart brengen wanneer de noodzaak voor een dergelijke actie is overeengekomen,
3.1.3 over voldoende mogelijkheden tot herstel beschikken in geval van schendingen van de mensenrechten.
Van Leveranciers wordt verwacht dat zij:
3.2.1 geen werknemers onder de 15 (14 in bepaalde ontwikkelingslanden) of onder de minimumleeftijd in dienst nemen volgens de nationale wetgeving en wel de hoogste van die twee leeftijden (overeenkomstig IAO-conventie 138 betreffende kinderarbeid),
3.2.2 zorgen dat de tewerkstelling van jonge mensen boven die minimumleeftijd maar onder de 18 niet hun opleiding, gezondheid, veiligheid of zeden op het spel zet,
3.2.3 volledig het recht op organisatie van werknemers erkennen, het recht om te behoren tot een vakbond en om collectieve onderhandelingen te voeren,
3.2.4 geen vormen van onvrijwillige arbeid toepassen,
3.2.5 geen enkele werknemer discrimineren,
3.2.6 alle werknemers eerlijk en met respect behandelen.
Van Leveranciers wordt verwacht dat zij:
3.3.1 de werknemers tenminste het minimumloon en de geldende vergoedingen voor overuren betalen zoals vastgelegd door nationale wetgeving of alle geldende collectieve arbeidsovereenkomsten,
3.3.2 normale werktijden toepassen, die overeenstemmen met de geldende wetten en collectieve arbeidsovereenkomsten en wanneer dergelijke wetten of collectieve arbeidsovereenkomsten ontbreken, mag de regelmatige werktijd niet meer dan 48 uur per week bedragen.
3.3.3 alle werknemers tenminste één rustdag binnen zeven opeenvolgende werkdagen bieden, tenzij anders geregeld door geldende wetten.
Van Leveranciers wordt verwacht dat zij:
4.1 voldoen aan alle geldende voorschriften betreffende gezondheid en veiligheid op het werk,
4.2 beschikken over een eigen, schriftelijk vastgelegd beleid omtrent gezondheid en veiligheid, aantonen dat het management gericht is op de implementatie van dit beleid, en de verantwoordelijkheden voor dit beleid binnen de organisatie gedelegeerd hebben,
4.3 zorgen dat alle operationele middelen, zoals regels en procedures in werking zijn en werden gecommuniceerd naar alle werknemers,
4.4 zorgen voor effectieve procedures voor noodsituaties en responsprocedures,
4.5 het bewustzijn van haar werknemers met betrekking tot gezondheids- en veiligheidskwesties bevorderen, zorgen voor een veiligheidsgericht denken door open communicatie, en maken dat haar eigen staf voldoende training heeft gevolgd,
4.6 haar eigen prestaties en risico's omtrent gezondheid en veiligheid meten en controleren door middel van correct geïmplementeerde werkplaatsinspecties en -audits,
4.7 alle incidenten die met de gezondheid en veiligheid te maken hebben rapporteren en onderzoeken.
Van Leveranciers wordt verwacht dat zij:
5.1 voldoen aan alle milieueisen die zijn vastgelegd in de relevante wet- en regelgeving en milieuvergunningen,
5.2 de verantwoordelijkheden voor milieukwesties binnen haar organisatie delegeren,
5.3 zorgen dat haar werknemers over voldoende knowhow en ervaring beschikken in relatie tot milieukwesties, en over de hulpmiddelen die hen in staat stellen effectief op te treden ten aanzien van hun verantwoordelijkheden,
5.4 zorgen dat schriftelijke instructies met betrekking tot alle processen met potentiële milieueffecten, zoals de opslag en omgang met gevaarlijke materialen, beschikbaar zijn en dat de relevante informatie wordt gecommuniceerd aan alle betrokken werknemers,
5.5 proactief optreden in de preventie van noodsituaties en zorgen voor de mogelijkheid om geschikt te reageren op dergelijke voorvallen, door preventieve en corrigerende maatregelen te analyseren, te identificeren en te implementeren,
5.6 systematisch omgaan met overtredingen en klachten en deze communiceren aan de werknemers en externe stakeholders, waaronder Veltkamp, als de onderneming hierdoor werd geschaad,
5.7 Veltkamp voorzien van courante informatiebladen voor materiaalveiligheid (MSDS of SDS), als van toepassing, en alle andere relevante documenten en informatie waar door Veltkamp om wordt verzo
De Leverancier moet haar zaken uitvoeren in volledige overeenstemming met Veltkamp’s Gedragsregels Leveringsvoorwaarden. Dit betekent onder andere dat de Leverancier:
6.1 zaken moet doen met volledige naleving van alle geldende antitrust- en eerlijke mededingingsrechten,
6.2 situaties moet vermijden waarbij er een belangenvermenging bestaat tussen de Leverancier en Veltkamp,
6.3 moet handelen volgens alle geldende anti-corruptiewetten, onder andere door te weigeren smeergeld te aanvaarden of tempogeld-bedragen te betalen, noch iets van enige waarde te overhandigen, met de intentie zaken te doen of enig profijt of voordeel te behalen,
6.4 moet handelen volgens alle regels en voorschriften met betrekking tot de veiligheids- en kwaliteitsvereisten voor producten en diensten, met inbegrip van de regels gedefinieerd door Veltkamp,
6.5 transparant en nauwkeurig alle gegevens betreffende de zakelijke activiteiten, bedrijfsorganisatie, financiële situatie
en prestaties overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving moet registreren en rapporteren.
Wanneer de Leverancier zaken doet met Veltkamp betekent dit onder andere dat:
6.6 Veltkamp Vertegenwoordigers altijd zullen betalen voor hun eigen reis- en verblijfkosten bij bezoeken aan de Leverancier, conferenties, referentiefabrieken etc.,
6.7 Aan Veltkamp Vertegenwoordigers geen geschenken, gastvrijheid of onkostenvergoedingen zullen worden aangeboden die beschouwd kunnen worden als onredelijk of ongeschikt met betrekking tot mogelijke zakelijke transacties.
Van Leveranciers wordt verwacht dat zij:
7.1 direct elke overtreding van deze Code of Conduct direct aan Veltkamp rapporteren. De Leverancier en al haar werknemers mogen kwesties vertrouwelijk rapporteren aan
Head QHSE and Internal Audit.
7.2 op verzoek van Veltkamp informatie en gegevens te verstrekken betreffende de aspecten die in deze Code of Conduct zijn vermeld, tenzij dit onverenigbaar zou zijn met haar wettelijke verplichtingen over het onthullen van informatie.
7.3 Veltkamp, of door Veltkamp aangestelde derden die redelijk acceptabel zijn voor de Leverancier, in de aanwezigheid van de Leverancier, toestaan een audit uit te voeren van de activiteiten van de Leverancier die vallen onder deze Code of Conduct, waaronder maar niet beperkt tot de faciliteiten van de Leverancier en relevante passages uit de boeken en gegevens. Op verzoek van de Leverancier zullen alle partijen die bij een dergelijke audit betrokken zijn een vertrouwelijkheidsovereenkomst aangaan met betrekking tot de omstandigheden die door de audit aan het licht komen.
8.1 Als Veltkamp ontdekt dat de Leverancier niet voldoet aan de vereisten en verwachtingen als omschreven in deze Code of Conduct, zal Veltkamp instructies geven en vermelden welke zaken moeten worden gecorrigeerd of verbeterd. De Leverancier moet dan direct corrigerend optreden als geïnstrueerd door Veltkamp. Veltkamp behoudt niettemin het recht voor om staande orders te annuleren, toekomstige orders op te schorten, of het contract met de Leveranciers te ontbinden in geval van inbreuk op deze gedragscode.
8.2 Als de hoofdovereenkomst tussen Veltkamp en de Leverancier waarvan deze Code of Conduct een Appendix vormt andere clausules voor ontbinding mocht bevat, wordt desalniettemin door beide partijen aangenomen dat inbreuk op deze Code of Conduct mag worden beschouwd als een contractbreuk die Veltkamp het recht geeft de overeenkomst te ontbinden.