Il presente Codice di Condotta per i fornitori (CoC) descrive gli standard minimi che Veltkamp impone ai suoi fornitori (come definito di seguito) quando fanno affari con Veltkamp, oltre a rispettare tutte le leggi e i regolamenti relativi all’attività.
Questo codice di condotta è parte integrante di tutti gli accordi tra il fornitore e Veltkamp.
Un “fornitore” è qualsiasi persona fisica o giuridica che fornisce prodotti o servizi a Veltkamp. Oltre ai fornitori, che hanno un accordo diretto con Veltkamp, questa definizione si applica anche ai subappaltatori dei fornitori.
“Rappresentanti di Veltkamp” si riferisce ai dipendenti dell'azienda e ai loro rappresentanti legali.
Il fornitore deve disporre di sistemi di gestione sufficienti per consentire la conformità di questo CoC, o il rispetto del proprio equivalente e il più rigoroso delle due versioni, nonché di tutte le altre leggi e regolamenti pertinenti e applicabili. Il funzionamento e qualità del sistema di gestione devono corrispondere alle dimensioni, la complessità e rischio associati all'attività del Fornitore. Ciò significa, come minimo, che:
2.1 Il fornitore applica un approccio sistematico alla valutazione, alla mitigazione e alla gestione dei rischi connessi ai diritti umani e del lavoro, alla salute e alla sicurezza, la responsabilità aziendale e impatto ambientale (di seguito, “questioni del Codice di Condotta”),
2.2 Il fornitore stabilisce obiettivi prestazionali misurabili per gli aspetti del codice di condotta e definisce le azioni pertinenti per la realizzazione di tali obiettivi ai fini di un miglioramento continuo delle prestazioni,
2.3 Tutte le leggi, i regolamenti e i requisiti sono debitamente applicati e comunicati contrattuali applicabili in relazione ai compiti del Fornitore, e viene fornita adeguata formazione dei dipendenti e dei partner commerciali interessati,
2.4 Il fornitore deve disporre di sistemi che consentano la notifica dei relativi reclami con questioni relative al codice di condotta (ad esempio un sistema di campanello),
2.5 Il fornitore deve garantire e controllare adeguatamente che i propri fornitori e subappaltatori rispettano il presente Codice di Condotta o il proprio Codice di Condotta equivalente. Il fornitore è responsabile delle prestazioni dei propri fornitori e come il suo lavoro.
3.1.1 rispettare i diritti umani e non essere coinvolti in violazioni dei diritti umani nella loro sfera di influenza,
3.1.2 individuarne l'impatto sui diritti umani quando ne viene riconosciuta la necessitàdi tale azione,
3.1.3 dispongano di sufficienti opzioni di riparazione in caso di violazione dei diritti umani.
I fornitori sono tenuti a:
3.2.1 non assumano lavoratori di età inferiore a 15 anni (14 in alcuni paesi sviluppo) o al di sotto dell'età minima stabilita dalla legislazione nazionale, qualunque sia superiore (conformemente alla convenzione OIL 138 sul lavoro minorile)
3.2.2 garantire che l'occupazione dei giovani al di sopra di tale età minima, ma al di sotto a 18 anni non metta in pericolo la loro istruzione, salute, sicurezza o moralità
3.2.3 riconoscere pienamente il diritto dei lavoratori di organizzarsi, il diritto di appartenere a un sindacato e partecipare a negoziati collettivi
3.2.4 non applicare forme di lavoro involontario
3.2.5 non discriminare alcun lavoratore
3.2.6 trattare tutti i dipendenti con equità e rispetto.
I Fornitori sono tenuti a:
3.3.1 pagare ai dipendenti almeno il salario minimo e le indennità applicabili per lavoro straordinario, come previsto dalla legislazione nazionale o da tutte le convenzioni collettivi applicabili,
3.3.2 applicare un normale orario di lavoro conformemente alla legislazione e ai contratti collettivi applicabili e, in assenza di tali legislazioni o contratti collettivi, l'orario lavoro normale non deve superare le 48 ore settimanali,
3.3.3 fornire a tutti i dipendenti almeno un giorno di riposo entro sette giorni a meno che la legge applicabile non preveda diversamente.
I fornitori sono tenuti a:
4.1 rispettare tutte le norme applicabili in materia di salute e sicurezza sul lavoro,
4.2 avere la propria politica scritta di salute e sicurezza, dimostrare che la gestione è impegnata nell'attuazione di questa politica e aver delegato le responsabilità di tale politica all'interno dell'organizzazione,
4.3 garantire che tutte le risorse operative, quali regole e procedure, siano implementati e comunicati a tutti i dipendenti,
4.4 garantire procedure di emergenza e di risposta efficaci,
4.5 promuovere la consapevolezza dei propri dipendenti in materia di salute e sicurezza, garantire un pensiero orientato alla sicurezza attraverso una comunicazione aperta e garantire che il proprio personale sia adeguatamente formato,
4.6 misurare e monitorare le proprie prestazioni e i rischi per la salute e la sicurezza attraverso ispezioni e audit sul luogo di lavoro adeguatamente attuati,
4.7 riferire e indagare su tutti gli incidenti relativi alla salute e alla sicurezza.
I fornitori sono tenuti a:
5.1 soddisfare tutti i requisiti ambientali stabiliti in leggi e regolamenti pertinenti e autorizzazioni ambientali,
5.2 delegare responsabilità ambientali all'interno della propria organizzazione,
5.3 garantire che i dipendenti dispongano di conoscenze ed esperienze sufficienti in materia relazione con i problemi ambientali e gli strumenti che consentono loro di agire in modo efficace rispetto alle proprie responsabilità,
5.4 garantire che le istruzioni scritte su tutti i processi con impatti potenziali ambientali, quali lo stoccaggio e la gestione di materiali pericolosi, siano disponibili e che le informazioni pertinenti siano comunicate a tutti i dipendenti coinvolti,
5.5 essere proattivi nella prevenzione delle emergenze e garantire la capacità di risposta adeguatamente a tali eventi analizzando, identificando e implementando misure preventivi e correttivi,
5.6 trattare sistematicamente violazioni e reclami e comunicarli ai dipendenti e parti interessate esterne, compresa Veltkamp, se la società ha subito un pregiudizio come risultato,
5.7 fornire a Veltkamp le schede di sicurezza dei materiali (MSDS o SDS) aggiornate, se del caso, e qualsiasi altro documento e informazione pertinente richiesto da Veltkamp.
Il fornitore deve svolgere la propria attività nel pieno rispetto delle Condizioni di Fornitura degli Standard di Condotta di Veltkamp. Ciò significa, tra altre cose, che il fornitore:
6.1 deve svolgere la propria attività nel pieno rispetto di tutte le leggi antitrust e di concorrenza leale applicabili,
6.2 deve evitare situazioni di conflitto di interessi tra il Fornitore e Veltkamp,
6.3 deve agire in conformità a tutte le leggi anticorruzione applicabili, che include il rifiuto di accettare tangenti o pagare tangenti temporanee o di consegnare oggetti di valore, con l'intenzione di fare affari o ottenere un profitto o un vantaggio,
6.4 deve agire in conformità con tutte le norme e i regolamenti relativi ai requisiti di sicurezza e qualità dei prodotti e dei servizi, compresi quelli definiti da Veltkamp,
6.5 deve indicare in modo trasparente e preciso tutti i dati relativi alle attività imprese, organizzazione aziendale, situazione finanziaria e le prestazioni devono essere conformi alle leggi e ai regolamenti applicabili registrati e comunicati.
Quando il fornitore fa affari con Veltkamp, ciò significa, tra l'altro, che:
6.6 I rappresentanti di Veltkamp si faranno sempre carico delle proprie spese di viaggio e alloggio quando visitano il Fornitore, conferenze, stabilimenti di riferimento, ecc,
6.7 ai rappresentanti Veltkamp non saranno offerti regali, ospitalità o indennitàspese che possono essere considerate irragionevoli o inappropriate rispetto a possibili transazioni commerciali.
I fornitori sono tenuti a:
7.1 informare immediatamente Veltkamp di qualsiasi violazione del presente CodiceCondotta. Il fornitore e tutti i suoi dipendenti possono segnalare in via confidenziale a Capo del QHSE e dell'Internal Audit,
7.2 fornire, su richiesta di Veltkamp, informazioni e dati relativi agli aspetti raccolti nel presente Codice di condotta, a meno che ciò non sia incompatibile con gli obblighi di legge di divulgazione,
7.3 consentire a Veltkamp, o a terzi designati da Veltkamp e ragionevolmente accettabili per il fornitore, in presenza del Fornitore, di effettuare una revisione delle attività del fornitore disciplinato dal presente Codice di condotta, includendo ma non limitandosi alle strutture del Fornitore e passaggi pertinenti dei suoi libri e registri. Su richiesta del fornitore, tutte le parti coinvolte in tale revisione concludono un accordo riservatezza in relazione alle circostanze rivelate dalla revisione contabile.
8.1 Se Veltkamp scopre che il fornitore non soddisfa i requisiti e le aspettativedescritti in questo Codice di Condotta, Veltkamp emetterà istruzioni e indicherà quali argomenti devono essere corretti o migliorati. Il fornitore deve quindi adottare immediatamente le misure correttive indicate da Veltkamp. Veltkamp si riserva tuttavia il diritto di annullare ordini in corso, sospendere ordini futuri o sciogliere il contratto con i Fornitori in caso di violazione del presente Codice di condotta.
8.2Se il contratto principale tra Veltkamp e il fornitore, di cui il presente Codice di Condotta può contenere altre clausole di scioglimento, entrambe le parti accettano, nontuttavia, il mancato rispetto del presente codice di condotta può essere considerato un violazione del contratto che dà diritto a Veltkamp di sciogliere il contratto.
