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Ce code de conduite des fournisseurs (CoC) décrit les normes minimales que Veltkamp impose à ses fournisseurs (tels que définis ci-dessous) lorsqu'ils font des affaires avec Veltkamp, en plus de leur conformité à toutes les lois et réglementations liées à leurs activités.
Ce code de conduite fait partie intégrante de tous les accords entre le Fournisseur et Veltkamp.
Un "fournisseur" est toute personne physique ou morale qui fournit des produits ou des services à Veltkamp. Outre les fournisseurs qui ont un accord direct avec Veltkamp, cette définition s'applique également aux sous-traitants des fournisseurs.
Les "représentants de Veltkamp" sont les employés de l'entreprise et ses représentants légaux.
Le fournisseur doit disposer de systèmes de gestion suffisants pour permettre le respect du présent CDC ou de son équivalent et de la plus stricte des deux versions, ainsi que de toutes les autres lois et réglementations pertinentes et applicables. Le fonctionnement et la qualité du système de gestion doivent correspondre à la taille, à la complexité et au risque associés à l'activité du fournisseur. Cela signifie au moins que
2.1 le fournisseur appliquera une approche systématique à l'évaluation, à l'atténuation et à la gestion des risques liés aux droits de l'homme et du travail, à la santé et à la sécurité, à la responsabilité de l'entreprise et à l'impact sur l'environnement (ci-après dénommés "questions liées au Code de conduite"),
2.2 le fournisseur fixera des objectifs de performance mesurables en ce qui concerne les questions liées au code de conduite et définira les actions pertinentes pour atteindre ces objectifs en vue d'une amélioration continue des performances,
2.3 toutes les lois, réglementations et exigences contractuelles applicables aux missions du fournisseur seront dûment appliquées et communiquées, et une formation adéquate sera dispensée aux employés et partenaires commerciaux concernés,
2.4 le fournisseur doit mettre en place des systèmes permettant de signaler les plaintes liées aux questions du code de conduite (par exemple, un système de sonnette d'alarme),
2.5 le fournisseur doit veiller à ce que ses propres fournisseurs et sous-traitants se conforment au présent code de conduite ou à son propre code de conduite équivalent. Le fournisseur est responsable des performances de ses propres fournisseurs ainsi que de son propre travail.
3.1.1 respecter les droits de l'homme et ne pas être impliqué dans des violations des droits de l'homme dans sa sphère d'influence,
3.1.2 identifient leur impact sur les droits de l'homme lorsque la nécessité d'une telle action est reconnue,
3.1.3 disposer d'options correctives suffisantes en cas de violation des droits de l'homme.
Les fournisseurs doivent
3.2.1 ne pas employer de travailleurs de moins de 15 ans (14 ans dans certains pays en développement) ou de moins de l'âge minimum prévu par la législation nationale, selon l'âge le plus élevé (conformément à la Convention 138 de l'OIT sur le travail des enfants),
3.2.2 veiller à ce que l'emploi de jeunes ayant dépassé l'âge minimum mais n'ayant pas atteint 18 ans ne mette pas en péril leur éducation, leur santé, leur sécurité ou leur moralité,
3.2.3 reconnaître pleinement le droit des travailleurs à s'organiser, le droit d'appartenir à un syndicat et de participer à des négociations collectives,
3.2.4 ne pas appliquer de formes de travail involontaire,
3.2.5 ne pas exercer de discrimination à l'encontre d'un employé,
3.2.6 traiter tous les travailleurs avec équité et respect.
Les fournisseurs doivent :
3.3.1 payer aux employés au moins le salaire minimum et les indemnités d'heures supplémentaires applicables, conformément à la législation nationale ou à toutes les conventions collectives applicables,
3.3.2 appliquer des horaires de travail normaux conformément aux lois et aux conventions collectives applicables et, en l'absence de telles lois ou conventions collectives, les horaires de travail normaux ne doivent pas dépasser 48 heures par semaine.
3.3.3 accorder à tous les employés au moins un jour de repos au cours de sept jours de travail consécutifs, sauf disposition contraire de la législation applicable.
Les fournisseurs sont tenus de :
4.1 se conformer à toutes les réglementations applicables en matière de santé et de sécurité au travail,
4.2 ont leur propre politique écrite en matière de santé et de sécurité, démontrent que la direction s'engage à mettre en œuvre cette politique et ont délégué les responsabilités de cette politique au sein de l'organisation,
4.3 s'assurer que toutes les ressources opérationnelles, telles que les règles et procédures, sont en place et communiquées à tous les employés,
4.4 assurer des procédures d'urgence et d'intervention efficaces,
4.5 promouvoir la sensibilisation de ses employés aux questions de santé et de sécurité, assurer une réflexion axée sur la sécurité grâce à une communication ouverte et s'assurer que son propre personnel a reçu une formation adéquate,
4.6 mesurer et contrôler ses propres performances et risques en matière de santé et de sécurité par le biais d'inspections et d'audits du lieu de travail correctement mis en œuvre,
4.7 signaler et enquêter sur tous les incidents liés à la santé et à la sécurité.
Les fournisseurs sont tenus de :
5.1 se conformer à toutes les exigences environnementales énoncées dans les lois et règlements pertinents et les permis environnementaux,
5.2 déléguer les responsabilités pour les questions environnementales au sein de son organisation,
5.3 s'assurer que ses employés disposent d'un savoir-faire et d'une expérience suffisants en matière d'environnement, et des outils leur permettant d'agir efficacement dans le respect de leurs responsabilités,
5.4 s'assurer que des instructions écrites concernant tous les processus ayant des impacts potentiels sur l'environnement, tels que le stockage et la manipulation de matières dangereuses, sont disponibles et que les informations pertinentes sont communiquées à tous les employés concernés,
5.5 être proactif dans la prévention des urgences et assurer la capacité de répondre de manière appropriée à de tels événements en analysant, identifiant et mettant en œuvre des mesures préventives et correctives,
5.6 traiter systématiquement les violations et les plaintes et les communiquer aux employés et aux parties prenantes externes, y compris Veltkamp, si l'entreprise en a subi un préjudice,
5.7 Fournir à Veltkamp les fiches de données de sécurité actuelles (MSDS ou SDS), selon le cas, et tout autre document et information pertinents demandés par Veltkamp.
Le fournisseur doit mener ses activités dans le respect total des règles de conduite de Veltkamp et des conditions d'approvisionnement. Cela signifie, entre autres, que le fournisseur :
6.1 doit mener ses activités dans le plein respect de toutes les lois antitrust et de concurrence loyale applicables,
6.2 doit éviter les situations de conflit d'intérêt entre le fournisseur et Veltkamp,
6.3 doit agir en conformité avec toutes les lois anti-corruption applicables, y compris en refusant d'accepter des pots-de-vin ou de payer des pots-de-vin tempo, ou de remettre quoi que ce soit de quelque valeur que ce soit, dans l'intention de faire des affaires ou d'obtenir un bénéfice ou un avantage quelconque
6.4 doit agir en conformité avec toutes les règles et réglementations relatives aux exigences de sécurité et de qualité des produits et services, y compris celles définies par Veltkamp,
6.5 divulguer de manière transparente et exacte toutes les données relatives aux activités commerciales, à l'organisation commerciale, à la situation financière et aux performances, conformément aux lois et règlements en vigueur.
et les performances conformément aux lois et réglementations applicables doivent être enregistrées et communiquées.
Lorsque le fournisseur fait des affaires avec Veltkamp, cela signifie, entre autres, que :
6.6 Les représentants de Veltkamp prennent toujours en charge leurs propres frais de voyage et d'hébergement lorsqu'ils visitent le fournisseur, des conférences, des usines de référence, etc,
6.7 Les représentants de Veltkamp ne se verront pas offrir de cadeaux, de marques d'hospitalité ou d'indemnités de dépenses qui pourraient être considérés comme déraisonnables ou inappropriés dans le cadre de transactions commerciales potentielles.
Les fournisseurs doivent
7.1 signaler immédiatement à Veltkamp toute infraction au présent Code de conduite. Le fournisseur et tous ses employés peuvent signaler les problèmes de manière confidentielle au responsable QHSE et à l'audit interne.
Le chef QHSE et l'audit interne.
7.2 à la demande de Veltkamp, fournir des informations et des données concernant les aspects énoncés dans le présent Code de conduite, à moins que cela ne soit incompatible avec ses obligations légales en matière de divulgation.
7.3 Permettre à Veltkamp, ou à des tiers désignés par Veltkamp et raisonnablement acceptables par le Fournisseur, en présence du Fournisseur, de procéder à un audit des activités du Fournisseur couvertes par le présent Code de conduite, y compris, mais sans s'y limiter, les installations du Fournisseur et les passages pertinents de ses livres et registres. A la demande du Fournisseur, toutes les parties impliquées dans un tel audit concluront un accord de confidentialité concernant les circonstances révélées par l'audit.
8.1 Si Veltkamp constate que le Fournisseur ne respecte pas les exigences et les attentes décrites dans le présent Code de conduite, Veltkamp donnera des instructions et indiquera les points qui doivent être corrigés ou améliorés. Le fournisseur doit alors immédiatement prendre des mesures correctives conformément aux instructions de Veltkamp. Veltkamp se réserve toutefois le droit d'annuler les commandes en cours, de suspendre les commandes futures ou de résilier le contrat avec le fournisseur en cas de violation du présent code de conduite.
8.2 Si le contrat principal entre Veltkamp et le fournisseur, dont le présent code de conduite constitue une annexe, peut contenir d'autres clauses de résiliation, les deux parties partent néanmoins du principe que la violation du présent code de conduite peut être considérée comme une violation du contrat autorisant Veltkamp à résilier le contrat.
